Отчетность — это не самый приятный момент в работе. Во многих учреждениях приняты так называемые годовые, полугодовые и ежеквартальные отчеты, но некоторые руководители предпочитают вводить практику ежедневных отчетов. Чем же это так важно и почему они так делают? Этому есть несколько причин:

1. Сотрудник учится контролировать себя. Люди порой годами сидят на своих рабочих местах и просто перекладывают бумажки с одного края стола на другой. Они не знают, чем на самом деле занимаются и для чего нужны их трудовые потуги. При наличии ежедневной отчетности они начинают осознавать важность и ответственность поставленных целей и задач, а также понимают — просто так сидеть и делать умный вид уже не получится. Придется работать, потому что вечером начальник вызовет и спросит о том, что сделано, что не сделано и потребует объяснений.

2. Работник на собственном опыте изучает планирование и распределение своих трудовых функций. Это означает следующее: придя на работу, человек в первую очередь распределяет весь день. Сколько времени уйдет на выполнение одного задания, сколько — на другое, третье, десятое. Опытные сотрудники уже примерно представляют себе, что им дается легко, а где придется попотеть. Понимание того, что каждое усилие будет отражено в отчете как бы подстегивает их к самосовершенствованию, к тому, чтобы учиться делать работу на более высоком уровне, чем прежде.

3. Человек дает себе непредвзятую и независимую оценку. Оправдаться будет весьма сложно, потому что факты — это упрямая вещь, то есть если, согласно отчету, он ничего не выполнил, то нельзя сказать о качественной и продуктивной работе. Данным образом снижается чрезмерно завышенная самооценка некоторых “гениев”, считающих себя гуру в области, которой они занимаются. Конечно, одно дело — два-три раза в год поднапрячься и составить справки, а совсем другое — делать то же самое каждый день. Здесь невольно вылезают наружу ошибки и недоработки, а также нежелание узнавать новое. Ведь жизнь не стоит на месте, развиваются абсолютно все сферы, а некоторые работники буквально останавливаются на достигнутом и живут согласно представлениям, полученным еще во времена обучения в университете (а у некоторых это было лет тридцать-сорок назад).

Обычно далеко не все работники приветствуют данный подход. Они сопротивляются, доказывают ненужность и бессмысленность в написании “бумажек”, даже критикуют начальство, которому “нечем заняться”. Может быть, в каком-то смысле эти люди и правы, особенно если они очень молодые или, наоборот, пенсионного возраста. Одни просто еще не привыкли работать, а другие не хотят отступать от своих принципов в угоду вновь пришедшему директору, устраивающему в офисе новые порядки. Увы, и тех, и других обычно ждет одна перспектива — увольнение и поиск другой работы, где нет такой строгой отчетности. Большинство же работников смиряется с нововведениями и начинают выполнять трудовые обязанности согласно требованиям руководства.

Чтобы дать коллективу правильную установку, начальник должен прежде всего сам уметь делать все то, чего хочет от своих подчиненных. То есть составление планов, таблиц непременно должно входить в его ежедневный список важных дел. Некоторых людей приходится учить буквально на пальцах, но грамотный руководитель обязательно приложит для этого все усилия, особенно если видит, что перед ним вполне перспективный работник. Можно даже предложить людям писать личные комментарии по поводу выполненной работы: как они себя оценивают, довольны ли собой, в чем необходимо подтянуться, на что обратить особое внимание.

Конечно, не везде и не для каждой конторы нужны такие жесткие правила. Зачастую это нужно в рамках собственного бизнеса, где имеет место прибыль и, следовательно, работа каждого сотрудника ценна по-своему. Если это рекламное агентство – то тут без отчётности и строго учёта не обойтись, так ак кроме контроля выполненной работы, надо ещё вести общую базу действующих, потенциальных и обработаботанных клиентов. У индивидуальных предпринимателей практически не бывает ненужных или незаметных людей, потому что все работники являются как бы винтиками одного большого механизма. Поэтому отчетность здесь выходит на передний план — иногда по ее результатам некоторые служащие понимают и осознают, что не могут больше заниматься этим делом и ищут себе что-то другое.