Как обстоят дела в вашем офисе с документами? Может вы погрязли в горах «макулатуры» или бумажный ураган с ласковым женским именем невзначай зацепил вас своим крылом? Пора объявлять войну всему этому безобразию! Поможет этому горю только одно – организация правильного документооборота в офисе.

Сначала нужно определить, в какой именно момент рабочего дня происходит основная «забумаженность» вашего офиса, когда это происходит в массовом масштабе – утром, днем или вечером. Отследив этот момент и выяснив структуру рабочего процесса в это время, можно организовать правильный документооборот в офисе.

Как и в любом деле, главным в этом мероприятии будет грамотно составленный план. Его, как любой сложный процесс, нужно разделить на несколько основных этапов. И четко уясните для себя, что «откладывание на потом» какого-либо этапа в данной ситуации категорически неприемлемо.

1. Создаем «небрежный беспорядок» из беспорядка «катастрофического». На первоначальном этапе нужно рассортировать все документы по категориям. Важно, чтобы вы в любой момент могли без труда найти необходимую бумагу. Классифицируйте все свои документы по нескольким основным направлениям: назначению, тематике, дате поступления.

2. Обязательно завести регистрационный журнал и разработать систему хранения документов. Регистрируйте все документы при поступлении, разложите их в специально заведенные папки, предварительно промаркировав их. Идеально, для каждой папки завести собственную ячейку. Ещё лучше завести на каждой ячейке разноцветные метки с буквенными индексами, чтобы каждый сотрудник, а не только вы, мог без труда найти нужный документ.

3. Контроль, и ещё раз контроль. После того, как вы провели эту глобальную работу, не стоит снова разбрасывать документы по углам, это приведет к тому, что вам придется заниматься «разгребанием завалов» снова и снова. Искорените эту вредную привычку и заведите ценную новую – правильно организовывать документооборот в офисе. лучше всего с этим справляется CRM-система от www.espocrm.com.

Процесс этот, конечно очень сложный и потребует много времени и усилий, но преимущества, которые вы при этом приобретете, будут очень существенны. Возможность быстро найти нужный документ в нужное время, позволит вам не только сэкономить лишние нервы, но и приобрести имидж истинного профессионала в своем деле.